Foto: Sandra Rönnsved
Här kan du läsa protokollet från förbundsstyrelsemötet den 19 mars 2016.
Vill du läsa alla möteshandlingarna eller har du frågor? Kontakta förbundssekreterare Nils Jarlöv på nils.jarlov@ungmedia.se
Närvarande:
- Sandra Rönnsved
- Henrik Almén
- Desirée Widell
- Maurits Larenas
- Tito Salazar
- Matilda Aldsjö
- Nils Jarlöv (Punkt 1.0 till 5.1)
Dagordning
1.0 Mötet öppnas
2.0 Mötets formalia
2.1 Adjungeringar
2.2 Val av mötesordförande
2.3 Val av mötessekreterare
2.4 Val av protokolljusterare
2.5 Fastställande av dagordningen
3.0 Föregående protokoll
4.0 Uppföljning av styrelsearbetet
4.1 Per capsulam
4.2 Uppföljning av uppgifter och arbete
5.0 Rapporter
5.1 Ordförandens rapport
5.2 Kansliets rapport
5.3 Ekonomisk rapport
6.0 Diskussion- och beslutsfrågor
6.1 Val av firmatecknare
6.2 Diskussion om Ung Medias frilandsföreningar
6.3 Förslag om ändrat styrdokument för projekt- och evenemangsbidrag
6.4 Projekt- och evenemangsbidragsansökan Unga Journalister
6.5 Projekt- och evenemangsbidragsansökan Piteprodd
6.6 Förslag till styrelsen från valberedningen
7.0 Övriga frågor
8.0 Mötet avslutas
Mötet öppnas
Sandra Rönnsved öppnade mötet.
Mötets formalia
- Adjungeringar
- Val av mötesordförande
Styrelsen beslutade att:
- Väja Sandra Rönnsved till mötesordförande.
Val av mötessekreterare
Styrelsen beslutade att:
- Välja Nils Jarlöv till mötessekreterare.
- Välja Henrik Almén till mötessekreteraresuppleant.
Val av protokolljusterare
Styrelsen beslutade att:
- Välja Desirée Widell till protokolljusterare.
Fastställande av dagordningen
Styrelsen beslutade att:
- Fastställa dagordningen
Föregående protokoll
Nils Jarlöv föredrog föregående protokoll.
Styrelsen beslutade att:
- Lägga föregående protokoll till handlingarna.
Uppföljning av styrelsearbetet
- Per capsulam
Handlingar i ärendet:
- Bilaga 8. VU-beslut Bstreet
- Bialga 9. VU-beslut Sofielundspapper
Bakgrund
Två bidragsansökningar har inkommit. Verkställande utskottet har beslutat att bifalla båda ansökningarna.
Styrelsen beslutade att:
- Lägga Per capsulam-besluten till handlingarna.
Uppföljning av uppgifter och arbete
Löpande Att-göra-lista:
Sandra:
- Kontakta Svenska filminstitutet (för att i framtiden bli invald i Filmkulturella rådet) Har kontaktats.
- Skriva rapport om utredningen av startsträckan för nya styrelseledamöter (Matilda är resurs). Har inte gjorts.
- Arbeta för att förbättra kommunikationen mellan förbundet och medlemsföreningarna, exempelvis genom att förbundsordföranden gör fler medlemsbesök. Pågående arbete.
- Arbeta för att förbundets medlemsbas har en större geografisk spridning. Har varit i Umeå och medlemsrekryterat. Ska till Malmö nästa vecka.
- Skriva rutindokument för bankkonto och prata med Inga om det. Pågående dialog med Swedbank oh Nordea.
- Utreda varför föreningar dör tillsammans med Tito. Har inte gjorts.
- Utreda tvåårig mandatperiod tillsammans med Desirée och VB. Har försökt boka in ett möte med VB.
- Planera och genomföra presskonferensen tillsammans med Maurits, Matilda, Tito och Desirée. Pågående arbete.
- Starta nytt distrikt tillsammans med Nils och Tito. Har gjort.
- Arbeta med att bevaka ett evenemang tillsammans med Maurits och Desirée. Pågående arbete.
- Ta fram medlemskarta med kommunikatören. Har inte gjort.
- Arbeta med föreningswikin tillsammans med Nils, Henrik och kommunikatören. Stort arbete som leds av kommunaktören.
- Arrangera samverkansmöte med distrikten tillsammans med Nils och Desirée. 22 oktober är preliminärt datum för mötet.
- Ta fram en bidragskalender tillsammans med Henrik och kommunikatören. Har inte gjort.
- Arbeta med ny hemsida tillsammans med Henrik och kommunikatören. Kommunikatören har gjort en kartläggning av hemsidan.
- Rekrytera fem nya medlemsföreningar.
Matilda
- Utreda medieplattform tillsammans med Maurits och Henrik. Har inte gjort.
- Planera och genomföra presskonferensen tillsammans med Maurits, Sandra, Tito och Desirée. Pågående arbete.
- Nytt projekt med Henrik och Nils. Pågående arbete.
- Genomföra en medlemsundersökning tillsammans med verksamhetschefen. Verksamhetschefen har påbörjat arbetet.
- Rekrytera fem nya medlemsföreningar.
Desirée
- Radio Fyris – fånga upp dem när Ung Radio lägger ner. Pågående arbete.
- Ta fram en åtgärdsplan för elevmedier. Har inte gjort.
- Frilansföreningar. Pågående arbeten.
- Utreda tvåårig mandatperiod med Sandra och VB. Har försökt boka in ett möte med VB.
- Planera och genomföra presskonferensen tillsammans med Maurits, Sandra, Tito och Matilda. Pågående arbete.
- Arrangera samverkansmöte med distrikten tillsammans med Nils och Sandra. Preliminärt datum satt.
- Bevaka evenemang med Maurits och Sandra. Är i kontakt med Nordisk mentaliseringskonferens.
- Rekrytera fem nya medlemsföreningar.
Nils
- Arbeta vidare med arvsfondenansökan som togs fram med Hanna
- Utarbeta rutiner för att söka länsbidrag Har inte gjort.
- Uppdatera de antagna styrdokumenten på sites. Har inte gjort.
- Arrangera samverkansmöte med distrikten tillsammans med Desirée och Sandra. Preliminärt datum satt.
- Se över styrelsen och kansliets arbetsbeskrivningar. Har inte gjort.
- Nytt distrikt med Tito och Sandra. Sandra har gjort det.
- Nytt projekt med Henrik och Matilda. Pågående arbete.
- Arbeta med föreningswikin tillsammans med Sandra, Henrik och kommunikatören. Pågående arbete.
- Rekrytera fem nya medlemsföreningar.
Henrik
- Nytt projekt med Nils och Matilda. Jobbar med ansökan och letar efter samarbetspartner.
- Ta fram en bidragskalender tillsammans med Sandra och kommunikatören. Pågående arbete.
- Arbeta med ny hemsida tillsammans med Sandra och kommunikatören. Pågående arbete.
- Rekrytera fem nya medlemsföreningar.
Maurits
- Planera och genomföra presskonferensen tillsammans med Desirée, Sandra, Tito och Matilda. Pågående arbete.
- Utreda medieplattform tillsammans med Matilda och Henrik. Har inte gjort.
- Arbeta med att bevaka ett evenemang tillsammans med Sandra och Desirée. Pågående
- Arbeta med likabehandling. Ska ha möte om det.
- Rekrytera fem nya medlemsföreningar.
Tito
- Utreda varför föreningar dör tillsammans med Sandra. Har inte gjorts.
- Planera och genomföra presskonferensen tillsammans med Maurits, Matilda, Sandra och Desirée. Pågående arbete.
- Starta nytt distrikt tillsammans med Nils och Sandra. Har gjort.
- Arbeta med likabehandling. Pågående arbete.
Verksamhetschef
- Medlemsundersökning
Kommunikatör
- Föreningswikin
- Hemsida
Övrigt
- Åtgärdsplan om rektorn lägger sig i (lägg till på föreningswikin)
- För framtiden: ta fram en miljöpolicy!
- Årskalender till medlemmar (lägga i föreningswikin)
Styrelsen beslutade att:
- Lägga Att-göra-listan till handlingarna.
Rapporter
Ordförandens rapport
Handlingar i ärendet:
Bilaga 1. Ordförandens rapport
Styrelsen beslutade att:
- Lägga ordförande rapport till handlingarna.
Ordningsfråga:
Nils Jarlöv yrkade på att:
- Lägga till punk ”6.6 Förslag till styrelsen från valberedningen” på dagordingen.
Styrelsen beslutade att:
- Bifalla Nils yrkande.
Kansliets rapport
Handlingar i ärendet:
Bilaga 2. Kansliets rapport
Styrelsen beslutade att:
- Lägga kansliets rapport till handlingarna.
Ekonomisk rapport
Handlingar i ärendet:
Bilaga 3. Ekonomisk rapport
Styrelsen beslutade att:
- Lägga den ekonomiska rapporten till handlingarna.
Diskussion- och beslutsfrågor
- Val av firmatecknare
Författare: Sandra Rönnsved.
Datum: 2016-03-12
Bakgrund
Om firmatecknare
Firmatecknaren är den eller de personer som utses kunna ingå i avtal för föreningens räkning. Antingen kan firman tecknas av en person ensam, två eller fler tillsammans eller två eller fler var för sig.
Tecknas firman var för sig innebär det att varje person som tecknar firman själv är behörig att teckna firman.
Tecknas firman tillsammans innebär det att samtliga firmatecknare måste skriva under ett avtal för att det ska vara giltigt.
Yrkande
Sandra Rönnsved yrkar på att:
- Sandra Rönnsved (920131-5042) och Johan Blomqvist (19840725-4138) väljs att teckna firman var för sig.
- Den gamla firmateckningen upphör i och med detta beslut.
Styrelsen beslutade att:
- Bifalla Sandras yrkande.
Diskussion om Ung Medias frilandsföreningar
Författare: Sandra Rönnsved.
Datum: 2016-03-12
Bilaga i ärendet: Bilaga 4. Rapport – utredning av frilansföreningarnas funktion
Bakgrund
Ung Radio har meddelat att de vill lägga ner verksamheten. Tanken är att de ska ge sin utrustning och sin hemsida till Ung Media. Jag skulle vilja diskutera hur vi som riksförbund ska ställa oss till våra frilansföreningar. Vilken relation ska vi ha? Hur delaktiga ska vi vara?
För närvarande har riksstyrelsen en representant i Unga Journalister medan Unga fotografer är helt självständiga.
Verksamhetsåret 2015 gjordes en utredning om frilansföreningarnas funktion. Jag tänker att den ska ligga till grund för diskussionen.
Förslag om ändrat styrdokument för projekt- och evenemangsbidrag
Författare: Henrik Almén och Johan Blomqvist
Datum: 2016-03-11
Bilaga i ärendet: Bilaga 5. Förslag styrdokument för projekt- och evenemangsbidrag.
Bakgrund
Stort budgetutrymme för bidrag till medlemmar
I år har vi mycket pengar budgeterade till ekonomiska bidrag till medlemsföreningarna – det vill säga 655 000 kr. Pengarna inom budgetposten är uppdelade i olika typer av bidrag enligt följande:
- Välkomstbidrag: 70 000 kr
- Föreningsbidrag: 560 000 kr
- Projekt- och evenemangsbidrag: 25 000 kr
Det är dock styrelsen som bestämmer hur pengar inom en viss budgetpost disponeras, så länge utfallet av budgetposten som helhet är den samma.
Eftersom Ung Media hade ett överskott i slutet av 2015, valde vi att betala ut föreningsbidraget (206 410 kr) och höstbonus (41 000 kr) från 2015 års budget istället för 2016 som annars brukar vara fallet. Sammanlagt betalade vi alltså 247 410 kr för föreningsbidraget och höstbonusen med 2015 års budget.
Eftersom Ung Media har ett särskilt avtal med Lundakarnevalen, som bara har verksamhet var fjärde år, har vi betalat ut 140 690 kr till dem för deras verksamhet 2014.
Utöver detta tillkommer resterande 65 720 kr som betalas ut för föreningsbidraget 2015.
Detta innebär att vi kommer totalt ha spenderat 206 410 kr i föreningsbidrag från 2016 års budget.
Dessutom har vi än så länge under 2016 spenderat 14 300 kr i andra typer av bidrag (välkomstbidrag och projekt- och evenemangsbidrag).
Om vi når målet om att starta upp 35 nya föreningar så ökar detta kostnaderna för välkomstbidrag med 70 000 kr.
Enligt dessa beräkningar så har vi än så länge bokade kostnader för 206 410 + 14 300 + 70 000 kr = 290 710 kr i bidrag 2016.
Detta lämnar (655 000 – 290 710 =) 364 290 kr kvar att göra av med i ekonomiska bidrag till medlemmarna.
Dagens styrdokument för projekt- och evenemangsbidrag
Ett sätt att ge ut bidrag till medlemsföreningarna är genom projekt- och evenemangsbidrag.
Dessa bidrag är däremot i dagsläget begränsade i sin storlek till 10 000 kr.
Dessutom är maxbeloppet för snabba beslut av verkställande utskottet 3 000 kr; verkställande utskottet och kassören 5000 kr; och därutöver upp till 10 000 kr tas beslut av förbundsstyrelsen tre gånger om året.
Krångliga beslutskanaler och få deadlines kan vara ett hinder för föreningar som vare sig har kapacitet eller framförhållning nog.
Yrkande
Sandra Rönnsved yrkar på att:
- förbundsstyrelsen fastställer ändringarna gjorda till styrdokumentet för projekt- och evenemangsbidrag (se separat bilaga), med ändringen att ”Verkställande utskottet tillsammans med förbundskassören beslutar om ansökningar för 10 000 kr eller mindre.”.
Styrelsen beslutade att:
- Bifalla Sandras yrkande.
Projekt- och evenemangsbidragsansökan Unga Journalister
Författare: Johan Pisoni
Datum: 2016-01-20
Bilaga i ärendet: Bilaga 6. Ansökan om projekt- och evenemangsbidrag Unga Journalister
Yrkande
Sandra Rönnsved yrkar på att:
- Bevilja projekt- och evenemangsbidrag från Unga Journalister.
Styrelsen beslutade att:
- Bifalla Sandras yrkande.
Projekt- och evenemangsbidragsansökan Piteprodd
Författare: Johan Pisoni
Datum: 2016-02-01
Bilaga i ärendet: Bilaga 7. Ansökan om projektbidrag Piteprodd
Yrkande
Sandra Rönnsved yrkar på att:
- Bevilja projekt- och evenemangsbidrag från Piteprodd.
Styrelsen beslutade att:
- Bifalla Sandras yrkande.
Förslag till styrelsen från valberedningen
Författare: Jesper Bergman
Datum: 2016-03-10
Bilaga i ärendet: Bilaga 8. Förslag till styrelsen i Ung Media Sverige
Henrik Almén yrkar på att:
- Begära kostnadsunderlag för utbildning samt att delegera till verkställande utskottet att ta ställning till om budgetposten skall utökas i enlighet med underlaget.
Sandra Rönnsved yrkar på att:
- Delegera till kommunikatören att i samråd med valberedningen ta fram en film om förbundet
Styrelsen beslutade att:
- Bifalla Henriks yrkande.
- Bifalla Sandras yrkande.
Övriga frågor
Mötet avslutas
Sandra Rönnsved avslutade mötet.
Vill du läsa möteshandlingarna eller har du frågor? Kontakta förbundssekreterare Nils Jarlöv på nils.jarlov@ungmedia.se
