Förbundsstyrelsen under sommarstyrelsemötet. Kassör-Henrik saknas. Foto: Sandra Rönnsved
Här kan du läsa protokollet från förbundsstyrelsemötet på Öland 18-21 augusti 2016.
Vill du läsa alla möteshandlingarna eller har du frågor? Kontakta förbundssekreterare Nils Jarlöv på nils.jarlov@ungmedia.se
Närvarande:
- Sandra Rönnsved
- Desirée Widell
- Maurits Larenas
- Tito Salazar
- Matilda Aldsjö
- Nils Jarlöv
- Johan Blomqvist (punkt 6.6)
Dagordning
1.0 Mötet öppnas
2.0 Mötets formalia
2.1 Adjungeringar
2.2 Val av mötesordförande
2.3 Val av mötessekreterare
2.4 Val av protokolljusterare
2.5 Fastställande av dagordningen
3.0 Föregående protokoll
4.0 Uppföljning av styrelsearbetet
4.1 Per capsulam
4.2 Uppföljning av uppgifter och arbete
5.0 Rapporter
5.1 Ordförandens rapport
5.2 Kansliets rapport maj 2016
5.3 Ekonomisk rapport maj 2016
5.4 Rapport Presskonferensen 2016
5.5 Likabehandlingsrapport 2016
5.6 Likabehandlingsrapport Presskonferensen 2016
5.7 Rapport MEG16
6.0 Diskussion- och beslutsfrågor
6.1 Diskussion om ändring av stadgan
6.2 Tillsättande av Kongressgrupp
6.3 Uppföljning Verksamhetsplan 2016
6.4 Ta fram förslag till Verksamhetsplan 2017
6.5 Förslag till budget 2017
6.6 Förslag till likabehandlingsstrategi 2016-2020
6.7 Diskussion om ny hemsida
6.8 Förslag: Införande av tjänstepension (ITP) till ordförande
7.0 Övriga frågor
7.1 Förslag riktning för Ung Media
7.2 Projekt- och evenemangsansökan BSTREET
7.3 Förslag miljöpolicy
7.4 Projekt- och evenemangsansökan Uppsala student-TV
8.0 Mötet avslutas
Mötet öppnas
Förbundsordförande Sandra Rönnsved öppnade mötet.
Mötets formalia
Adjungeringar
Styrelsen beslutade att:
Adjungera Verksamhetschef Johan Blomqvist närvaro och yttrandefrihet till punkt 6.6.
Val av mötesordförande
Styrelsen beslutade att:
Välja Sandra Rönnsved till mötesordförande.
Val av mötessekreterare
Styrelsen beslutade att:
Välja Nils Jarlöv till mötessekreterare.
Val av protokolljusterare
Styrelsen beslutade att:
Välja Matilda Aldsjö till protokolljusterare.
Fastställande av dagordningen
Styrelsen beslutade att:
Fastställa dagordning med gjorda ändringar.
Föregående protokoll
Styrelsen beslutade att:
Lägga föregående protokoll till handlingarna.
Uppföljning av styrelsearbetet
Per capsulam
Verkställande Utskottet har beviljat KatteKurriren 20´598,8 kr i projekt- och evenemangsbidrag, i linje med det ansvar styrelsen delegerat utskottet under föregående styrelsemöte.
Verkställande Utskottet har beviljat SomeSkåneNews 10´000 kr mot kraven att de ska redovisa de övriga 20´000 kr de får på annat håll, och använda Ung Media Sveriges logga på all projektets material.
Styrelsen beslutade att:
Lägga per capsulam-besluten till handlingarna.
Uppföljning av uppgifter och arbete
Löpande Att-göra-lista
Sandra
- Mentorskapsprogram med FM Up and running
- Följa upp kontaken Svenska filminstitutet (för att i framtiden bli invald i Filmkulturella rådet). Har mejlat dem.
- Arbeta för att förbättra kommunikationen mellan förbundet och medlemsföreningarna, exempelvis genom att förbundsordföranden gör fler medlemsbesök. Arbetar med det.
- Arbeta för att förbundets medlemsbas har en större geografisk spridning. Har varit i Norrland.
- Utreda bankavtal för medlemsföreningar. På gång.
- Utreda varför föreningar dör tillsammans med Tito. På gång.
- Utreda tvåårig mandatperiod tillsammans med Desirée och VB. På gång.
- Arbeta med Ung Media Norr med Nils och Tito. Har ansökt om pengar.
- Arbeta med att bevaka evenemang tillsammans med Maurits och Desirée. Har gjorts.
- Arrangera samverkansmöte med distrikten tillsammans med Nils och Desirée. Ska diskuteras mer.
- Fånga upp Ung Radios medlemsföreningar. Inte gjort.
- Följa upp användandet av länsbidraget till Ung Media Stockholm. Har en löpande dialog med Stockholms Läns Landsting.
Matilda
- Utreda medieplattform tillsammans med Maurits och Henrik. Har inte gjorts.
- Nytt projekt med Henrik och Nils. Har inte gjort.
- Rekrytera fem nya medlemsföreningar. Har inte gjort.
Desirée
- Mentorskapsprogram med FM.
- Frilansföreningar. Delegerat till Unga Journalisters ordförande Johan Pisoni.
- Utreda tvåårig mandatperiod med Sandra och VB. På gång.
- Arrangera samverkansmöte med distrikten tillsammans med Nils och Sandra. Ska diskuteras mer.
- Bevaka evenemang med Maurits och Sandra. Har gjorts.
- Rekrytera tre nya medlemsföreningar. Har inte gjort.
- Ta fram en miljöpolicy! På gång.
Nils
- Utarbeta rutiner för att söka länsbidrag. Delegera till verksamhetschefen.
- Arrangera samverkansmöte med distrikten tillsammans med Desirée och Sandra. Ska diskuteras mer.
- Se över styrelsen och kansliets arbetsbeskrivningar. Har inte gjorts.
- Arbeta med distrikt med Sandra och Tito. Ska följa Skåne-distrikt.
- Nytt projekt med Henrik och Matilda. På gång.
- Rekrytera fem nya medlemsföreningar. Har gjort.
Henrik
- Nytt projekt med Nils och Matilda. På gång.
- Rekrytera fyra och en halv nya medlemsföreningar.
- Ta fram en åtgärdsplan för elevmedier (del av wikin).
- Åtgärdsplan om rektorn lägger sig i (lägg till på föreningswikin).
- Ta fram en miljöpolicy!
Maurits
- Planera och genomföra presskonferensen tillsammans med Desirée, Sandra, Tito och Matilda.
- Utreda medieplattform tillsammans med Matilda och Henrik. Har inte gjort.
- Arbeta med likabehandling. Arbetar med det.
- Rekrytera fyra nya medlemsföreningar. Har inte gjort, men har en på gång.
- Skriva rapport om utredningen av startsträckan för nya styrelseledamöter
- tillsammans med Tito. Har gjort.
Tito
- Utreda varför föreningar dör tillsammans med Sandra. Har inte gjort.
- Planera och genomföra presskonferensen tillsammans med Maurits, Matilda, Sandra och Desirée.
- Arbeta med distrikt med Sandra och Nils. Ska börja rekrytera föreningar i Skåne.
- Arbeta med likabehandling. Arbetar med det.
- Rekrytera fem nya medlemsföreningar. Har inte gjort.
- Skriva rapport om utredningen av startsträckan för nya styrelseledamöter tillsammans med Maurits. Har gjort.
Verksamhetschef
- Medlemsundersökning. Har gjort.
- Följa upp användandet av länsbidraget till Ung Media Stockholm. Har en dialog med SLL.
Kommunikatör
- Föreningswikin. Jobbar med det.
- Hemsida. Uppdaterad men saker kvar att göra.
Övrigt
- Årskalender till medlemmar (lägga i föreningswikin). Har inte gjort.
- Medlemskarta. Har gjorts av kommunikatören.
Styrelsen beslutade att:
Lägga att göra-listan till handlingarna.
Rapporter
Ordförandens rapport
Handlingar i ärendet:
Bilaga 1. Ordföranderapport augusti 2016
Styrelsen beslutade att:
Lägga ordförandens rapport till handlingarna.
Kansliets rapport maj 2016
Handlingar i ärendet:
Bilaga 2. Kansliets rapport maj 2016
Styrelsen beslutade att:
Lägga kansliets rapport till handlingarna.
Ekonomisk rapport maj 2016
Handlingar i ärendet:
Bilaga 3. Ekonomisk rapport maj 2016
Styrelsen beslutade att:
Lägga den ekonomiska rapporten till handlingarna.
Rapport Presskonferensen 2016
Handlingar i ärendet:
Bilaga 4. Rapport Presskonferensen 2016
Styrelsen beslutade att:
Lägga rapporten till handlingarna.
Likabehandlingsrapport 2016
Handlingar i ärendet:
Bilaga 5. Likabehandlingsrapport 2016
Styrelsen beslutade att:
Lägga likabehandlingsrapporten till handlingarna efter ytterligare korrigering.
Likabehandlingsrapport Presskonferensen 2016
Handlingar i ärendet:
Bilaga 6. Likabehandlingsrapport 2016
Styrelsen beslutade att:
Lägga likabehandlingsrapporten med revideringar till handlingar.
Rapport MEG16
Handlingar i ärendet:
Bilaga 7. Rapport MEG16
Styrelsen beslutade att:
Lägga rapporten till handlingarna.
Diskussion- och beslutsfrågor
Diskussion om ändring av stadgan
Författare: Sandra Rönnsved
Datum: Saknas
Bakgrund
I förbundets stadgar står följande under paragraf 5:
”mom 2 Medlemskap i förbundet uppnås efter skriftlig ansökan till förbundsstyrelsen, och efter att förbundsstyrelsen fattat beslut om att anta föreningen”.
Jag skulle vilja diskutera möjligheten att ändra stadgan med syftet att förenkla medlemskapsprocessen. Som det ser ut i dag tar styrelsen inte formellt beslut om att anta specifika medlemsföreningar utan detta görs på kansliet att verksamhetschef.
Yrkande
Att föreslå till Kongressen 2016 att ändra mom 2 till följande mom:
”mom 2 Medlemskap i förbundet uppnås efter skriftlig ansökan till förbundet, samt om den sökande föreningen uppfyller kraven för medlemskap. Förbundsstyrelsen beslutar om tolkning vid eventuella oklarheter”.
Styrelsen beslutade att:
Bifalla yrkandet.
Tillsättande av Kongressgrupp
Författare: Sandra Rönnsved
Datum: 9 augusti 2016
Bakgrund
Jag har bokat Kärsögården i Stockholm 11-13 november. Utlysningen har kommunikatör-Emma lagt ut. Jag skulle vilja höra med er vilka som är intresserade att jobba med Kongressen i år.
Yrkande
Jag yrkar på att:
Maurits, Tito, Desirée och Sandra ansvarar för planering och genomförande av Kongressen 2015
Styrelsen beslutade att:
Bifalla yrkandet.
Uppföljning Verksamhetsplan 2016
Författare: Sandra Rönnsved
Datum: 9 augusti 2016
Handlingar i ärendet: Bilaga 8. Verksamhetsplan 2016
Bakgrund
Eftersom mer än halva mandatperioden har gått tänker jag att det vore bra om vi gick igenom verksamhetsplanen. För att se hur långt vi har kommit och hur mycket vi har kvar.
Verksamhetsplanen ligger som bilaga. Mitt förslag är att vi går igenom den. Punkt för punkt.
Diskussion
Styrelsen gick igenom verksamhetsplanen och kom fram till att de mesta är uppfyllt. Det som är kvar är framför allt att fler medlemsföreningar behöver rekryteras.
Ta fram förslag till Verksamhetsplan 2017
Författare: Sandra Rönnsved
Datum: 9 augusti 2016
Bakgrund
Till Kongressen i november ska förbundsstyrelsen lägga fram ett förslag till Verksamhetsplan 2017. Därför tänker jag att vi under detta förbundsstyrelsemöte ska arbeta fram detta.
Mitt förslag är att vi tar fram ett första utkast – genom en mötesmetod som jag ännu inte bestämt – och sedan ger till uppdrag till en eller flera personer att komma med ett färdigt förslag innan förslaget ska skickas ut i kallelsen senast.
Kongressgruppen i år kommer också att påbörja arbetet med att ta fram profilfrågor
Framtagande
Styrelsen tog fram en verksamhetsplan utifrån Strategi 2015-2017 och brain-storming.
Förslag till budget 2017
Författare:
Datum: 2016-08-11
Handlingar i ärendet: Bilaga 9. Förslag budget 2017
Bakgrund
Förbundsstyrelsen behöver lägga fram ett budgetförslag för 2017 till Kongressen (2016).
Eftersom Ung Media förväntas få betydligt mindre pengar att röra sig med nästa år, finns det en hel del saker som styrelsen behöver ta ställning till: vilka områden ska vi eventuellt dra ner på; eller vilka intäkter ska vi försöka skriva upp (under ”övriga intäkter”).
Den främsta anledingen till de minskade intäkterna finns i medlemsantalet som har minskat i och med att Lundakarnevalen inte är medlemmar varje år.
Johan har gjort betydliga budgetnedskärningar på fler områden, men budgeten är fortfarande i underbalans (-236 551 kr).
Johan har förberett ett utkast till budgeten som underlag för diskussion (se bilaga i ärendet).
I utkastet presenteras den föregående budgeten (2016) samt det nya förslaget parallellt. För en överblick se de tre första bladen, med en snabböverblick och en sammanställning. Följande blad ger en detaljerad bild över samtliga budgetposter.
Värt att notera är att Ung Media kommer att kunna använda medel ur budgeten för 2016 för att betala för föreningsbidraget och höstbonusen. Däremot måste styrelsen ta ställning till budgeten och om den vill presentera ett sådant stort budgetunderskott till Kongressen.
Johan finns till hands på telefon både innan och under mötet för att besvara tänkbara frågor, och/eller för att ge tips på diskussionen.
Beslut
Styrelsen gick igenom budgetförslaget, och gjorde ändringar i bland annat distriktstödet och stödet till arbetsgrupper.
Styrelsen beslutade att:
Föreslå budgetförslaget med revideringar till Kongressen.
Förslag till likabehandlingsstrategi 2016-2020
Författare:
Datum: 2016-08-12
Handlingar i ärendet: Bilaga 10. Förslag likabehandlingsstrategi 2016-2020.
Bakgrund
Förbundsstyrelsen behöver lägga fram ett nytt förslag på likabehandlingsstrategi till Kongressen 2016. Likabehndlingsstrategin sträcker sig över fyra år (perioden 2016-2020) och sätter till stor del tonen för förbundets likabehandlingsarbete.
I det utkast (se bilaga i frågan) som Johan har tagit fram presenteras de olika områdena:
Styrelsen
Kansliet
Kongressen
Kommunikation
Evenemang för medlemmar
Medlemsföreningar.
Varje område följs av långsiktiga mål, delmål, problembild och åtgärder.
Jämfört med den förra strategin, så har inte den här strategin med resurser eller vem som ska utföra och utvärdera de individuella delmålen och åtgärderna. Detta är förslagsvis upp till varje tillträdande styrelse att se vilka resurser (personer och finansiella- och icke-finansiella resurser) det finns att lägga varje verksamhetsår. Sedan väljer de ut områden, långsiktiga mål, delmål och åtgärder och presenterar hur dessa ska operationaliseras under ett verksamhetsår, genom att lägga till ”vem”, ”resurser” och ”utvärderas av” i den ettåriga likabehandlingsplanen.
Värt att notera är att strategin kommer att kompletteras efter kongressen med just mål och åtgärder. Dessa kompletteringar gäller främst Kongressen, medlemsföreningar och kommunikationen då data på dessa områden kommer att samlas in innan Kongressen (medlemsundersökning), under Kongressen (maktmätningen) och efter Kongressen (i utvärderingen av evenemanget). På dessa områden finns därför en gulmarkerade text som tydliggör detta.
Diskussion
Ta gärna god tid innan eller under mötet för att läsa igenom strategin. Ta anteckningar, strategin är ganska lång.
Finns det långsiktiga mål, delmål och/eller åtgärder som ni tycker ska läggas till, ändras eller tas bort? Lista gärna dessa med kommentarer på ändringar!
Vilket eller vilka områden, långsiktiga mål, delmål och åtgärder är mest intressanta för den nya likabehandlingsplanen 2016-2017 som ska tas fram och presenteras på Kongressen?
Beslut
Styrelsen beslutade att:
Sandra, Maurits och Tito ska se över strategin och presentera ett omarbetat förslag till styrelsen.
Styrelsen ska föreslå det omarbetade förslaget till Kongressen.
Diskussion om ny hemsida
Författare: Emma Uddesson
Datum: 2016-08-10
Handlingar i ärendet: Bilaga 14. Diskussion om ny hemsida
Bakgrund
Enligt verksamhetsplanen 2016 ska Ung Media Sverige ta fram en ny hemsida som är snyggare, mer lättnavigerad och mer tillgänglig. Den uppgiften har tilldelats mig, kommunikatören, och arbetet ska kretsa kring bättre tillgänglighet för personer med hör, läs och synsvårigheter. Men också en mer generell förbättring.
Den nya sidan är nu lanserad (3 augusti 2016) och framtagen enligt kriterierna ovan, med störst fokus på webbtillgänglighet. Jag har också samarbetat med Maurits som har hjälpt mig kontrollera att hemsidans innehåll följer Ung Medias likabehandlingsplan 2014-2016.
Arbetet med innehållet kommer fortsätta under hösten. Till exempel är sidorna “Offentlighetsprincipen”, “Yttrandefrihet” och “Pressetik” (under “Vanliga frågor”) gamla texter som hängt med från förra hemsidan och de behöver uppdateras. Alternativt flyttas över till föreningswiki. Sidan “Driva medieförening” är tänkt att bli en praktisk och enkel guide för alla som driver/vill driva medieförening. Det har också efterfrågats en ordlista som förklarar föreningsrelaterade termer. Kanske passar den in här.
Diskussion
Jag föreslår att styrelsen diskuterar följande frågeställningar:
Vad tycker ni sidan “Driva medieförening” ska innehålla för att bli så bra som möjligt?
De gamla texterna under “Vanliga frågor” har hängt med från vår förra “FAQ”. Vill ni ha kvar dem på ungmedia.se eller flytta dem till föreningswikin framöver?
Finns det något ni skulle vilja lägga till på hemsidan eller något ni vill ta bort?
Har ni några övriga tankar kring den nya hemsidan?
Styrelsen diskuterade den nya hemsidan utifrån frågeställningarna. En sammanställning av diskussionen går att läsa i Bilaga 14. Diskussion om ny hemsida.
Förslag: Införande av tjänstepension (ITP) till ordförande
Författare:
Datum: 2016-08-12
Bakgrund
På senare tid har frågan om tjänstepension (ITP1+TGL) till ordförande kommit upp på kansliet.
Just nu så får inte ordföranden någon pension för det arbete som hen lägger ner på Ung Media. Om personen lägger ner flera år av sitt arbetsliv utan att få tillgodoräkna sig detta, leder detta till minskad pension senare i livet.
Fördelar med att introducera tjänstepension:
– Det är rättvist att en person som lägger ner sin tid (tid som kunde lagts på annat arbete) får pension för det arbetet som hen gör.
Nackdelar med att introducera tjänstepension:
– Tjänstepensionen (ITP och TGL) kostar ca. 1 000 kr per månad (om personen är över 25 år) – alltså ca. 12 000 kr om året. I och med budgetsituationen 2017 (se separat diskussionspunkt) kommer detta att medföra högre kostnader för förbundet. Detta behöver inte nödvändigtvis ses som ett problem framöver.
Beslut
Styrelsen beslutade att:
Lägga fram som förslag till Kongressen att införa tjänsteperson till ordförande.
Övriga frågor
Förslag riktning för Ung Media
Handlingar i ärendet: Bilaga 11. Förslag riktning för Ung Media.
Efter diskussion kom förbundsstyrelsen fram till att de anser att förslaget är välformulerat, och att listan är bra. Styrelsen fann dock att syftesparagrafen borde vara kort och koncis, och att den nuvarande var bra som den var. Listan så som den var formulerad bör dock sparas, och kan användas till annat framtida beslut, t.ex. om riktlinjer för förbundet.
Styrelsen beslutade att:
Avslå förslaget.
Projekt- och evenemangsansökan BSTREET
Handlingar i ärendet: Bilaga 12. Projektbidragsansökan BSTREET
Styrelsen beslutade att:
Bifalla bidragsansökan.
Förslag miljöpolicy
Handlingar i ärendet: Bilaga 13. UNG MEDIA SVERIGES MILJÖPOLICY
Styrelsen beslutade att:
Delegera Desirée att fortsätta arbeta med miljöpolicy.
Lägga fram miljöpolicyn som förslag till Kongressen.
Projekt- och evenemangsansökan Uppsala student-TV
Handlingar i ärendet: Bilaga 15. Projektbidragsansökan Uppsala student-TV
Styrelsen beslutade att:
Bifalla ansökan med följande krav:
Ung Media Sveriges logga ska finnas med på marknadsföringen.
Projektet ska marknadsföras innan festen.
Medlemsrekrytering ska ligga i fokus under projektet.
Föreningen ska sätta ett mål på hur många medlemmar de ska rekrytera.
Festen ska vara under hösten 2016.
