Här kan du läsa protokollsammanfattningen från förbundsstyrelsemötet den 21-22 januari 2017. Har du frågor? Vill du se bilagorna? Kontakta förbundssekreterare Katja Palo på katja.palo@ungmedia.se

Datum: Stockholm 21-22 januari 2017
Närvarande:  Sandra Rönnsved, Maurits Larenas, Henrik Almén, Agnes Hansius, Chloé Lillo, Tito Salazar Montecinos, Katja Palo, Johan Blomqvist (punkt 7.1), Erik Gunnarsson (punkt 7.2)

 

Dagordning

1.0 Mötet öppnas 1
2.0 Mötets formalia 2
2.1 Adjungeringar 2
2.2 Val av mötesordförande 2
2.3 Val av mötessekreterare 2
2.4 Val av protokolljusterare 2
2.5 Fastställande av dagordningen 2
3.0 Föregående protokoll 2
4.0 Uppföljning av styrelsearbetet 2
4.1 Per capsulam 2
4.2 Uppföljning av uppgifter och arbete 2
5.0 Rapporter 4
5.1 Ordförandens rapport 4
5.2 Kansliets rapport 4
5.3 Ekonomisk rapport 5
5.4 Rapport Kongressen 2016 5
6.0 Diskussion- och beslutsfrågor 5
6.1 Val av firmatecknare 5
6.2 Val av sekreterare 6
6.3 Val av kassör 6
6.4 Val av likabehandlingsansvariga 7
6.5 Val av VU – Verkställande utskott 8
6.6 Datum för projekt- och evenemangsbidrag 9
6.7 Ansökan om projekt- och evenemangsbidrag Empower Magazine 9
6.8 Verksamhetsåret 2017 10
7.0 Övrigt 10
7.1 Budget och ekonomi 10
7.2 Ung Medias distrikt 11
8.0 Mötet avslutas 11

Mötet öppnas

  • Förbundsordförande Sandra Rönnsved öppnar mötet
  • Mötets formalia
  • Adjungeringar
  • Styrelsen beslutade att Johan Blomqvist, Emma Uddesson och Erik Gunnarsson adjungeras till närvaro- och yttranderätt under söndagen.
  • Val av mötesordförande: Styrelsen beslutade att
    Välja Sandra Rönnsved till mötesordförande
  • Val av mötessekreterare: Styrelsen beslutade att
    Välja Katja Palo till mötessekreterare
  • Val av protokolljusterare: Styrelsen beslutade att
    Välja Henrik Almén till protokolljusterare
  • Fastställande av dagordningen: Styrelsen beslutade att
    Fastställa dagordningen
  • Föregående protokoll: Sandra Rönnsved föredrar föregående protokoll.
    Styrelsen beslutade att: Lägga föregående protokoll till handlingarna
  • Uppföljning av styrelsearbetet
  • Per capsulam
    Inga Per capsulambeslut har tagits.
  • Styrelsen beslutade att: Lägga informationen till handlingarna
  • Uppföljning av uppgifter och arbete

Löpande Att-göra-lista

  • Sandra:
  • Ta fram infomaterial om studiecirklar. Har gjorts
  • Arbeta med Skåne-distrikt med Maurits och Tito. Nytt distrikt ska inte startas upp enligt verksamhetsplanen, måste finnas medlemsunderlag. Har rekryterat en del medlemsföreningar
  • Arrangera och genomföra Kongressen 2016 tillsammans med Maurits, Tito och Desirée. Har gjorts
  • Fånga upp Ung Radios medlemsföreningar. Har inte gjort
  • Arbeta för att förbundets medlemsbas har en större geografisk spridning. Gjort
  • Arbeta för att förbättra kommunikationen mellan förbundet och medlemsföreningarna, exempelvis genom att förbundsordföranden gör fler medlemsbesök. Har gjorts, ska läggas till verksamhetsberättelsen
  • Mentorskapsprogram med FM. Ska avslutas i februari och utvärderas, styrelsen kommer få utvärderingen.
  • Matilda:
    Nytt projekt med Henrik och Nils. Har ansökt om pengar men inte fått besked.
    Rekrytera fem nya medlemsföreningar. Inte gjort
  • Desirée:
  • Mentorskapsprogram med FM. Ska avslutas och utvärderas
  • Arrangera samverkansmöte med distrikten tillsammans med Nils och Sandra. Har gjorts av Sandra och Erik Gunnarsson
  • Rekrytera tre nya medlemsföreningar. Inte gjort
  • Nils:
  • Nytt projekt med Henrik och Matilda. Sökt medel men ej beviljat
  • Rekrytera fyra nya medlemsföreningar. Inte gjort
  • Henrik:
  • Nytt projekt med Nils och Matilda. Sökt medel men ej beviljat
  • Rekrytera fyra och en halv nya medlemsföreningar. Inte gjort
  • Ta fram en åtgärdsplan för elevmedier (del av wikin). Ska renskrivas och prata med Emma om Layout
  • Åtgärdsplan om rektorn lägger sig i (lägg till på föreningswikin). Ska renskrivas
  • Maurits:
  • Arbeta med likabehandling. Har gjort, påbörjat överlämning
  • Rekrytera fyra nya medlemsföreningar. Rekryterat en förening
  • Tito:
  • Arbeta med att rekrytera föreningar i Skåne. Inte gjort
  • Arbeta med likabehandling. Har gjort
  • Rekrytera fem nya medlemsföreningar. Mailat några men ej fått svar
  • Verksamhetschef
  • Utarbeta rutiner för att söka länsbidrag. Inte prioriterat
  • Utreda bankavtal för medlemsföreningar. Inbokat möte
  • Kommunikatör
  • Föreningswikin. Har inte gjorts
  • Distriktsutvecklare Stockholm
  • Arrangera samverkansmöte med distrikten. Har gjorts
  • Övrigt
  • Årskalender till medlemmar (lägga i föreningswikin). Inte gjort

Yrkande

Sandra Rönnsved yrkar på att:
Lägga att göra listan till handlingarna och fortsättningsvis ej protokollföra att-göra listan, utan lägga ansvaret på de enskilda styrelseledamöterna.

Styrelsen beslutade att:
Lägga att göra listan till handlingarna och fortsättningsvis ej protokollföra att-göra listan, utan lägga ansvaret på de enskilda styrelseledamöterna.

 

Rapporter

Ordförandens rapport
Handlingar i ärendet:
Bilaga 1. Ordföranderapport januari 2017

Styrelsen beslutade att:
Lägga ordförandens rapport till handlingarna.

Kansliets rapport
Handlingar i ärendet:
Bilaga 2. Kansliets rapport november och december 2016.

Styrelsen beslutade att:
Lägga kansliets rapporter från november och december 2016 till handlingarna.
Ekonomisk rapport
Handlingar i ärendet:
Bilaga 3. Ekonomisk rapport november 2016

Styrelsen beslutade att:
Lägga den ekonomiska rapporten för november och december till handlingarna.
Rapport Kongressen 2016
Handlingar i ärendet.
Bilaga 4. Rapport Kongressen 2016

Styrelsen beslutade att:
Lägga rapporten till handlingarna.

Diskussion- och beslutsfrågor

Val av firmatecknare

Författare: Sandra Rönnsved
Datum: 2017-01-13

Bakgrund
Firmatecknaren är den eller de personer som utses kunna ingå i avtal för föreningens räkning. Antingen kan firman tecknas av Firmatecknaren är den eller de personer som utses kunna ingå i avtal för föreningens räkning. Antingen kan firman tecknas av en person ensam, två eller fler tillsammans eller två eller fler var för sig.

Tecknas firman var för sig innebär det att varje person som tecknar firman själv är behörig att teckna firman.

Tecknas firman tillsammans innebär det att samtliga firmatecknare måste skriva under ett avtal för att det ska vara giltigt.

Yrkande
Sandra Rönnsved yrkar på att: Sandra Rönnsved (19920131-5042) och Johan Blomqvist (19840725-4138) väljs att teckna firman var för sig, samt att återkalla tidigare firmatecknarrättigheter.

Styrelsen beslutade att:
Välja Sandra Rönnsved (19920131-5042) och Johan Blomqvist (19840725-4138) att teckna firman var för sig, samt att återkalla tidigare firmatecknarrättigheter.

Val av sekreterare

Författare: Sandra Rönnsved
Datum: 2017-01-13

Bakgrund:

Sekreterare väljs bland förbundsstyrelsens ledamöter. Posten utgörs av en ledamot.
För i regel protokoll på förbundsstyrelsemöten och internetkonferenser.
Författar sammanfattningar av styrelsemötesprotokoll.
Ansvarar för arkivering och distribution av förbundsstyrelsensmötesprotokoll.
Ansvarar för sammanställning och distribution av uppföljningslistan av arbetsuppgifter från förbundsstyrelsemötet.
Ansvarar för distribution av styrdokument till förbundsstyrelseledamöter och medlemmar.
Samlar in förslag, skriver dagordning och förbereder tillsammans med ordföranden förbundsstyrelsemöten.
Ansvarar för att utveckla och effektivisera sin ansvarspost.
Är ansvarig för att Ung Media Sveriges förbundsstyrelsemötesprotokoll, årsmötesprotokoll och styrdokument är justerade och tillgängliga inför bidragsansökan till MUCF.
Ansvarar för överlämningen till nästa sekreterare.

Yrkande
Att välja Katja Palo till förbundssekreterare till Ung Media Sverige för verksamhetsåret 2017.
Styrelsen beslutade att:
Välja Katja Palo till förbundssekreterare till Ung Media Sverige för verksamhetsåret 2017.

Val av kassör

Författare: Sandra Rönnsved
Datum: 2017-01-13

Bakgrund

Kassören väljs bland förbundsstyrelsens ledamöter. Posten utgörs av en ledamot.
Har tillsammans med ordförande huvudansvaret för att Ung Media Sverige håller budget.
Presenterar på förbundsstyrelsemöten nuvarande ekonomi och är förberedd på att besvara eventuella ekonomiska frågor.
Tar fram förslag på budgettillsammans med ordförande och verksamhetschef.
Lägger tillsammans med ordförande och den ekonomiska konsulten Ung Medias budget.
Arbeta kontinuerligt med att utveckla förbundets ekonomiska förvaltning och söka nya finanseringskällor.
Ansvarar för överlämning till nästa kassör.

Yrkande

Att välja Henrik Almén till förbundskassör till Ung Media Sverige för verksamhetsåret 2017.

Styrelsen beslutade att:
Välja Henrik Almén till förbundskassör för verksamhetsåret 2017.

Val av likabehandlingsansvariga

Författare: Sandra Rönnsved
Datum: 2017-01-13

Bakgrund
Likabehandlingsansvariga väljs bland förbundsstyrelsens ledamöter. Posten utgörs av minst en (1) ledamot.

Likabehandlingsansvariga:
Verkar för att förbundet och förbundsstyrelsen jobbar efter uppsatta likabehandlingsmål.
Är extra insatta i normkritik och likabehandling och ansvarar för att fortbilda sig i dessa frågor
Kan tilldelas särskilt ansvar för uppgifter som rör likabehandling eller normkritik.
Ansvarar för att under förbundsstyrelsens möten observera jargong och eventuellt förekommande exkluderande språkbruk. Dessa observationer ska rapporteras i slutet av varje möte.
Yrkande
Att välja Tito Salazar Montecinos och Chloé Lillo till likabehandlingsansvariga till Ung Media Sverige för verksamhetsåret 2017.

Styrelsen beslutade att:
Välja Tito Salazar Montecinos och Chloé Lillo till likabehandlingsansvariga till Ung Media Sverige för verksamhetsåret 2017.

Val av VU – Verkställande utskott

Författare: Sandra Rönnsved
Datum: 2017-01-13

Bakgrund
Ung Media Sveriges Verkställande utskott (VU) består av mellan två och tre personer som väljs av förbundsstyrelsen. VU har två huvudsakliga ansvarsområden. Dels att ansvara för att verkställa beslut från förbundsstyrelsen och Kongressen som inte är av relevans för förbundsstyrelsens strategiska arbete. Dels att fatta beslut som inte kan vänta till dess att förbundsstyrelsen är samlad. VU har också ett särskilt ansvar för att bereda frågor inför förbundsstyrelsemöten.

VU ansvarar för:
Beslut av löpande karaktär mellan förbundsstyrelsemöten och eventuella akuta frågor.
Att beslut som tagits redovisas på närmast följande förbundsstyrelsemöte.
VU sammanträder mellan förbundsstyrelsemöten och kan kallas in med kort varsel vid akuta frågor. Beslut som tas ska vara enhälliga, vid tveksamheter eller oenighet ska förbundsstyrelsen tillfrågas.
VU kan adjungera ytterligare person till sina möten. Exempel då detta kan vara relevant kan vara att ha med kassören vid budgetberedande möte eller annan person som besitter särskild insikt eller kunskap i en fråga.
VU ska lämna rapport till förbundsstyrelsens möten om tagna beslut och förbundsstyrelsen har rätt att ompröva tagna beslut.

I Ung Media Sverige har vi de senaste åren valt förbundsordförande och vice förbundsordförande till Verkställande Utskott. Framförallt för att det finns en regelbunden dialog.

Yrkande
Att välja Sandra Rönnsved och Maurits Larenas till Verkställande utskott för Ung Media Sverige under verksamhetsåret 2017.

Styrelsen beslutade att:
Välja Sandra Rönnsved och Maurits Larenas till Verkställande utskott för Ung Media Sverige under verksamhetsåret 2017.

Datum för projekt- och evenemangsbidrag

Författare: Sandra Rönnsved
Datum: 2017-01-13

Bakgrund
I början av varje verksamhetsår beslutar förbundsstyrelsen för tre stoppdatum för att ansöka om förbundets projekt- och evenemangsbidrag.

Yrkande
Att sätta stoppdatum för att ansöka om projekt- och evenemangsbidrag över 10 000 kr till 21 april, 29 september och 24 november.

Styrelsen beslutade att:
Bifalla yrkandet.

Ansökan om projekt- och evenemangsbidrag Empower Magazine
Handlingar i ärendet:
Bilaga 6. Projektbidragsansökan Empower Magazine.

Chloé Lillo lämnar lokalen på grund av jäv.

Yrkande
Att erbjuda 10 000 kr med kravet att Ung Medias logga ska finnas på trycksaker, presentationer och filmer till evenemanget, samt en Ung Media roll-up. Föreningen ska också rekrytera medlemmar på plats.

Styrelsen beslutade att:
erbjuda 10 000 kr med kravet att Ung Medias logga ska finnas på trycksaker, presentationer och filmer till evenemanget, samt en Ung Media roll-up. Föreningen ska också rekrytera medlemmar på plats.

Verksamhetsåret 2017

Författare: Sandra Rönnsved
Datum: 2017-01-13
Handlingar i ärendet: Bilaga 5 – Verksamhetsplan 2017.

Bakgrund
Verksamhetsplanen för 2017 finns som bilaga till detta styrelsemöte. Under mötet ska vi titta på den och få en överblick för året. Jag har även två yrkanden som ni hittar här nedan.

Vi har ett högt mål vad gäller medlemsrekrytering av föreningar. Då vi också har ett bortfall av medlemsföreningar varje år som lägger ner av olika anledningar är det inte strategiskt hållbart att satsa på att rekrytera medlemsföreningar. Därför tycker jag att vi ska satsa på att stabilisera de medlemsföreningar vi har samt jobba med medlemsrekrytering i de befintliga medlemsföreningarna.

Yrkanden

Att inte prioritera att rekrytera medlemsföreningar till förbundet, utan att arbeta med att stärka de medlemsföreningar vi har – med exempelvis medlemsrekrytering.
Styrelsen beslutade att:
inte prioritera att rekrytera medlemsföreningar till förbundet, utan att arbeta med att stärka de medlemsföreningar vi har – med exempelvis medlemsrekrytering.

Övrigt

Budget och ekonomi
Verksamhetschef Johan Blomqvist gästar mötet och presenterar budgeten för verksamhetsår 2017. Styrelsen för diskussioner om långsiktig finansiering samt diversifiering och alternativa finansieringskällor.

Inga beslut fattades i frågan.

Ung Medias distrikt
Distriktsutvecklare Erik Gunnarsson gästade mötet och föredrog föregående styrelsemötesdiskussion om distrikten. Styrelsen diskuterade distriktsmålen i verksamhetsplanen för 2017.

Yrkande:

Att lägga sammanfattningen av ”This is district” till handlingarna.

Styrelsen beslutade att:
lägga sammanfattningen av ”This is district” till handlingarna.

Mötet avslutas
Sandra Rönnsved avslutade mötet.